Автоматизация бизнеса в Орле

Есть простой тест. Попросите руководителя отдела показать выручку за прошлую неделю в разрезе источников заявок – прямо сейчас, с экрана. Если вместо этого он открывает таблицу, которую сводил вручную в понедельник, автоматизация в компании закончилась, даже если лицензии оплачены и портал формально работает.

Так заканчивается большинство внедрений: не скандалом, а тихим возвратом к прежним привычкам. Разберём, почему это происходит и что нужно заложить в проект, чтобы через полгода система оставалась рабочим инструментом. РОСТСАЙТ ведёт такие проекты с 2011 года, в том числе для компаний Орла.

Симптомы: как отличить рабочую систему от декоративной

Декоративная система выглядит прилично: сделки есть, этапы заполнены, отчёты открываются. Разница видна в деталях. Сделки создаются пачками по пятницам, а не в момент обращения. В комментариях пусто, потому что переписка живёт в личных мессенджерах менеджеров. Причина отказа у всех одна – «не устроила цена», хотя реальных причин минимум пять.

Главный признак – никто не принимает по этим данным решений. Планёрка идёт по памяти и распечатке, а не по воронке на экране. Как только это происходит, отдел за месяц перестаёт считать заполнение карточек обязательным.

Что автоматизируют компании Орла

По Орлу и области профиль такой: переработка сельхозпродукции, пищевые производства, приборостроение, стройка и поставки для аграриев Орловской области. Отсюда две типовые задачи. Первая – сезонность: у поставщика семян, удобрений или запчастей для техники весь год умещается в два пиковых месяца, когда отдел не успевает отвечать, и восемь спокойных, когда важно не растерять базу. Система должна разгружать пик, а не добавлять работы.

Что просят настроить чаще всего:

• единый приём заявок с телефона, почты, сайта и мессенджеров;
• напоминания по клиентам прошлого сезона за месяц до пика;
• шаблоны спецификаций и счетов с подстановкой данных из карточки;
• контроль отсрочек платежа и дебиторки по каждому покупателю.

Вторая типовая задача для Орла – длинные сделки с юрлицами: заявка, подбор, спецификация, согласование, отгрузка, документы. Каждый шаг с отдельным сроком и ответственным. Если этих шагов нет в воронке, менеджер ведёт сделку в блокноте, а в систему заносит результат.

Причина провала: скопировали чужую конфигурацию

Самая частая ошибка – взять настройку «как у всех». Демонстрационная воронка сделана под быструю продажу товара со склада, а у вас между обращением и оплатой стоят расчёт спецификации и согласование отсрочки. Менеджер видит схему, которая не описывает его работу, и заполняет её формально.

Так же не работает и копирование конфигурации у знакомой компании из соседней отрасли: совпадают названия этапов, а не смысл переходов. Воронка ценна не структурой, а признаком, по которому сделка двигается дальше – его придумать за вас невозможно.

Причина провала: процесс никто не описал

Пока путь заявки не разобран, настройка – это гадание. Мы проходим его за 1–2 дня и разговариваем отдельно с руководителем и отдельно с менеджерами. Расхождение находится почти всегда: директор уверен, что спецификация уходит клиенту за день, а по факту она ждёт расчёта от производства трое суток, и об этом никто не докладывает.

Из карты процесса вырастает всё остальное: этапы, обязательные поля, роботы, права. Дальше 2–3 дня уходит на техническое задание и смету, и только потом открывается портал.

Причина провала: автоматизировали беспорядок

Если в компании нет договорённости, кто ведёт клиента после первой отгрузки, робот эту неопределённость не устранит – он превратит её в поток задач, которые каждый считает чужими. Через две недели отдел перестаёт открывать уведомления, а ещё через месяц – заходить в систему.

Порядок правильный обратный: сначала письменное правило на одну строку, потом автоматизация этого правила. Регламент внедрения умещается в две-три страницы и содержит только то, что вызывает споры.

Кадры: система, которая переживает уход менеджера

Орёл находится в 360 километрах от Москвы, и часть сильных сотрудников рано или поздно уезжает или переходит на удалённую работу в столичную компанию. Для местного бизнеса это означает, что знания о клиентах не должны храниться в голове одного человека.

Правильно настроенная система решает вопрос за счёт истории: новый менеджер видит переписку, договорённости, прошлые отгрузки и понимает, что делать, к концу первого дня. Без этого каждая замена в отделе стоит нескольких потерянных постоянных клиентов.

Обучение и первые тридцать дней

Учим по ролям и на живых данных компании: менеджер разбирает свои сделки, снабженец – свои заявки, руководитель – два отчёта, которые будет открывать еженедельно. Закладываем на это два дня. Дальше месяц сопровождения, и это не формальность: именно в первые недели вылезают мелочи, которые ломают привычку – лишнее обязательное поле, робот, срабатывающий не вовремя, неудобный порядок вкладок в карточке.

Первый месяц доработок после запуска входит в проект. Если что-то мешает работать, это правится сразу, а не откладывается до следующего договора.

Сколько стоит и что входит

Экспресс-запуск CRM – от 60 000 ₽, 5 рабочих дней: базовая воронка, карточки сделок, права доступа, обучение. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽, 3–4 недели: аудит процессов, роботы и автозадачи, интеграции, отчёты, регламент. Обмен с 1С – от 90 000 ₽, две недели. Телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽, три дня. Портал с задачами и согласованиями – от 70 000 ₽, две недели. Сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц.

Смета фиксируется до начала работ, договор обязателен. Лицензия оплачивается вендору напрямую и в стоимость работ не входит. Если задача – именно система продаж, смотрите страницу внедрение Битрикс24; остальные направления собраны в разделе услуги.

Чек-лист живой системы через полгода

• больше 80% сделок создаётся в день обращения, а не задним числом;
• у обращения всегда указан источник, и по нему можно считать стоимость заявки;
• переписка и звонки видны в карточке целиком, без личных мессенджеров;
• недельный отчёт открывается с экрана, ручных выгрузок нет;
• новый сотрудник начинает работать без наставника с блокнотом.

Если хотя бы два пункта не выполняются, дело обычно не в дисциплине, а в том, что процесс изменился, а система осталась прежней. Правится это за несколько часов настройки – при условии, что кто-то смотрит на эти показатели регулярно.

Частые вопросы

Как понять, что нам пора автоматизировать, а не просто навести порядок в таблице? Ориентируйтесь на два признака. Первый – количество обращений: когда в день приходит больше десяти заявок и каждая живёт дольше недели, таблица перестаёт отражать реальность уже к четвергу. Второй – количество людей, участвующих в сделке. Если между заявкой и отгрузкой её касаются менеджер, снабжение и бухгалтерия, любая таблица превращается в переписку «а ты посмотрел?». До этих порогов автоматизация даст меньше, чем простой регламент.

Можно ли внедрять частями? Да, и для небольших компаний это лучший вариант. Первым этапом – воронка, карточки и телефония с мессенджерами, чтобы отдел начал работать в одном окне. Вторым, через месяц-полтора, – обмен с 1С и роботы, когда уже видно, какие данные действительно нужны и какие действия повторяются каждый день. Так дешевле и приживается надёжнее, чем запуск всего сразу.

Что происходит с сезонными пиками? К ним систему готовят заранее: типовые шаблоны спецификаций и писем, автоматическое распределение входящих между менеджерами, напоминания по прошлогодним клиентам за месяц до сезона. Смысл в том, чтобы в пиковые недели сотрудник тратил время на разговор с клиентом, а не на оформление документов вручную.

Кто будет поддерживать систему, если у нас нет своего IT-специалиста? Большинство компаний обходится без него. Внутри нужен один ответственный из отдела продаж, который знает правила и собирает вопросы, а техническая часть – доработки, интеграции, разбор сбоев – закрывается абонентским сопровождением от 15 000 ₽ в месяц.

Расскажите, где теряются заявки, – разберём процесс и назовём срок и цену до старта. Работаем и в Орле, и по области. Телефон: +7 (901) 417-22-12.